Rumus Excel yang Perlu Dikuasai Siswa SMA: Pendekatan Pareto 80/20

Microsoft Excel menyediakan banyak fungsi untuk mengolah data. Namun, seseorang tidak perlu
menghafalkan seluruh fungsi tersebut untuk dapat menggunakan Excel dengan baik. Dalam pekerjaan
sehari-hari, hanya sebagian fungsi yang digunakan secara berulang.

Karena itu, belajar Excel dapat menggunakan pendekatan Pareto 80/20.
Gagasannya sederhana: dengan menguasai sejumlah kecil rumus yang paling sering digunakan,
seseorang sudah dapat menyelesaikan sebagian besar pekerjaan pengolahan data dasar.

Bagi siswa SMA, rumus-rumus tersebut dapat dipelajari secara bertahap. Pada tingkat pertama,
siswa mengenal perhitungan dasar. Setelah itu, Excel digunakan untuk membuat keputusan
berdasarkan kondisi. Pada tingkat berikutnya, siswa mulai mengolah tabel referensi dan
menghubungkan satu data dengan data lainnya.

1. Gambaran Umum Rumus Excel

Berikut pembagian rumus berdasarkan tingkat kesulitan dan manfaatnya dalam pekerjaan pengolahan
data.

Pembagian tersebut bukan berarti rumus pada tingkat sulit selalu lebih penting daripada rumus
pada tingkat mudah. Justru rumus dasar merupakan fondasi untuk memahami rumus yang lebih kompleks.

2. Tier Mudah: Mengolah Angka Dasar

Rumus pada tingkat ini merupakan rumus yang sebaiknya dikuasai terlebih dahulu. Hampir semua
pekerjaan pengolahan data sederhana membutuhkan fungsi-fungsi tersebut.

2.1 SUM

Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan beberapa angka. Misalnya, seorang siswa
ingin menghitung total nilai dari beberapa tugas.

Perhatikan contoh data berikut.

Untuk menjumlahkan seluruh nilai pada kolom B, tuliskan rumus pada sel B6:

=SUM(B2:B5)

Hasilnya adalah 330.

Tanda titik dua pada B2:B5 menunjukkan sebuah rentang. Artinya, Excel diminta
menggunakan data mulai dari sel B2 sampai dengan B5.

2.2 AVERAGE

Fungsi AVERAGE digunakan untuk menghitung nilai rata-rata.

=AVERAGE(B2:B5)

Berdasarkan data sebelumnya, hasilnya adalah 82,5.

Fungsi ini dapat digunakan untuk menghitung rata-rata nilai ujian, rata-rata kehadiran,
rata-rata penjualan, maupun berbagai data numerik lainnya.

2.3 MIN

Fungsi MIN digunakan untuk mencari nilai paling kecil dalam suatu rentang.

=MIN(B2:B5)

Hasil dari data tersebut adalah 75.

2.4 MAX

Fungsi MAX digunakan untuk mencari nilai paling besar.

=MAX(B2:B5)

Hasilnya adalah 90.

2.5 COUNT

Fungsi COUNT digunakan untuk menghitung jumlah sel yang berisi angka.

=COUNT(B2:B5)

Hasilnya adalah 4 karena terdapat empat sel yang berisi angka.

Perlu diperhatikan bahwa COUNT tidak digunakan untuk menghitung teks.

2.6 COUNTA

Jika yang ingin dihitung adalah jumlah sel yang berisi data, baik angka maupun teks,
gunakan COUNTA.

=COUNTA(A2:A5)

Hasilnya adalah 4 karena keempat sel tersebut berisi nama siswa.

Ringkasan Tier Mudah

3. Tier Sedang: Membuat Excel Mengambil Keputusan

Setelah mampu melakukan perhitungan dasar, tahap berikutnya adalah menggunakan Excel untuk
mengambil keputusan. Pada tahap ini, rumus tidak hanya menghasilkan angka, tetapi juga
menghasilkan informasi berdasarkan kondisi tertentu.

3.1 IF

Fungsi IF digunakan untuk membuat keputusan berdasarkan suatu kondisi.
Pola dasarnya adalah:

=IF(kondisi,jika_benar,jika_salah)

Misalnya sekolah menetapkan bahwa siswa yang memperoleh nilai minimal 75 dinyatakan lulus.

Pada sel C2, tuliskan:

=IF(B2>=75,"Lulus","Tidak Lulus")

Karena nilai Ahmad adalah 80, Excel akan menghasilkan Lulus.

Rumus tersebut kemudian dapat disalin ke C3 sehingga Excel memeriksa nilai Budi secara otomatis.

3.2 IF Bertingkat

Satu fungsi IF hanya menyediakan dua kemungkinan. Jika terdapat beberapa
kategori, IF dapat digunakan secara bertingkat.

Misalnya predikat nilai ditentukan sebagai berikut:

Jika nilai berada pada sel B2, salah satu rumus yang dapat digunakan adalah:

=IF(B2>=90,"A",IF(B2>=80,"B",IF(B2>=70,"C","D")))

Rumus tersebut bekerja dengan memeriksa kondisi dari kiri ke kanan. Jika nilai memenuhi
kondisi pertama, Excel berhenti pada hasil tersebut. Jika tidak, Excel memeriksa kondisi berikutnya.

3.3 AND

Fungsi AND digunakan ketika beberapa syarat harus terpenuhi secara bersamaan.

Misalnya seorang siswa dinyatakan memenuhi syarat jika memperoleh nilai minimal 75
dan kehadirannya minimal 80%.

Pada sel D2 dapat digunakan:

=IF(AND(B2>=75,C2>=80%),"Memenuhi","Belum Memenuhi")

Ahmad memenuhi kedua syarat sehingga hasilnya Memenuhi.
Budi memiliki nilai yang cukup, tetapi kehadirannya kurang dari 80%, sehingga hasilnya
Belum Memenuhi.

3.4 OR

Berbeda dengan AND, fungsi OR digunakan ketika cukup salah satu
kondisi terpenuhi.

Misalnya siswa perlu mendapatkan perhatian jika nilai kurang dari 75 atau tugas belum dikumpulkan.

=IF(OR(B2<75,C2="Belum"),"Perlu Tindakan","Aman")

3.5 COUNTIF

Fungsi COUNTIF digunakan untuk menghitung jumlah data yang memenuhi suatu kondisi.

Misalnya ingin mengetahui jumlah siswa yang memperoleh nilai minimal 75:

=COUNTIF(B2:B31,">=75")

Excel akan memeriksa setiap nilai pada rentang B2 sampai B31 dan menghitung berapa banyak
nilai yang memenuhi syarat tersebut.

3.6 SUMIF

Fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlahkan data berdasarkan kondisi tertentu.

Misalnya terdapat data penjualan alat tulis:

Untuk mengetahui total jumlah buku yang terjual:

=SUMIF(A2:A4,"Buku",B2:B4)

Hasilnya adalah 15.

3.7 AVERAGEIF

Fungsi AVERAGEIF digunakan untuk menghitung rata-rata hanya pada data
yang memenuhi kondisi tertentu.

Misalnya ingin menghitung rata-rata nilai siswa yang memperoleh nilai minimal 75:

=AVERAGEIF(B2:B31,">=75")

Ringkasan Tier Sedang

4. Tier Sulit: Mencari Data dari Tabel

Pada pengolahan data yang lebih besar, masalah yang sering muncul bukan lagi sekadar
menjumlahkan atau menghitung data. Kita sering perlu mencari suatu informasi berdasarkan
data tertentu.

Misalnya terdapat tabel data siswa yang berisi NIS, nama, dan kelas. Ketika seseorang
memasukkan NIS, Excel diharapkan dapat menemukan nama dan kelas siswa tersebut secara otomatis.

4.1 VLOOKUP

Perhatikan tabel berikut:

Misalnya pada sel E2 terdapat NIS yang ingin dicari:

Untuk mengambil nama siswa berdasarkan NIS tersebut, gunakan:

=VLOOKUP(E2,A2:C4,2,FALSE)

Excel mencari nilai 1002 pada kolom pertama tabel A2:C4. Setelah ditemukan,
Excel mengambil data dari kolom kedua tabel, yaitu Budi.

Angka 2 pada rumus menunjukkan bahwa data yang ingin diambil berada
pada kolom kedua dari tabel yang digunakan.

4.2 HLOOKUP

HLOOKUP memiliki prinsip yang sama dengan VLOOKUP,
tetapi tabel referensinya disusun secara horizontal.

Contoh penggunaan:

=HLOOKUP(E2,A1:D2,2,FALSE)

Walaupun masih penting untuk dipahami, HLOOKUP semakin jarang menjadi pilihan
utama pada Excel versi modern karena terdapat fungsi pencarian yang lebih fleksibel.

4.3 XLOOKUP

XLOOKUP merupakan fungsi pencarian yang lebih modern dan lebih fleksibel
dibandingkan VLOOKUP.

Dengan tabel siswa yang sama, untuk mencari nama berdasarkan NIS dapat digunakan:

=XLOOKUP(E2,A2:A4,B2:B4)

Rumus tersebut dapat dibaca sebagai berikut:

• Cari nilai pada E2.
• Cari nilai tersebut pada rentang A2:A4.
• Jika ditemukan, ambil data yang bersesuaian dari B2:B4.

Salah satu keunggulan pendekatan ini adalah kita tidak perlu menentukan nomor kolom
seperti pada VLOOKUP.

4.4 IFERROR

Rumus pencarian dapat menghasilkan kesalahan jika data yang dicari tidak ditemukan.
Fungsi IFERROR dapat digunakan untuk memberikan hasil yang lebih mudah dipahami.

=IFERROR(XLOOKUP(E2,A2:A4,B2:B4),"Data tidak ditemukan")

Jika NIS pada E2 tidak terdapat dalam tabel, Excel tidak menampilkan pesan kesalahan,
tetapi menampilkan Data tidak ditemukan.

5. Mengapa Rumus Excel Sebaiknya Dipelajari Berdasarkan Masalah?

Menghafalkan rumus tanpa memahami masalah yang hendak diselesaikan sering membuat Excel
terasa sulit. Sebaliknya, jika masalahnya sudah jelas, pemilihan rumus menjadi lebih mudah.

6. Urutan Belajar yang Disarankan

Jika baru mulai menggunakan Excel, tidak perlu mempelajari seluruh rumus sekaligus.
Gunakan urutan berikut:

1. SUM
2. AVERAGE
3. MIN dan MAX
4. COUNT dan COUNTA
5. IF
6. AND dan OR
7. COUNTIF
8. SUMIF
9. AVERAGEIF
10. IF bertingkat
11. VLOOKUP
12. XLOOKUP
13. IFERROR

Setelah menguasai rumus-rumus tersebut, siswa tidak harus berhenti pada penggunaan satu rumus.
Kemampuan yang lebih penting adalah menggabungkan beberapa fungsi untuk menyelesaikan
persoalan yang nyata.

7. Dari Menghafal Rumus Menjadi Memecahkan Masalah

Misalnya terdapat data nilai dan kehadiran siswa. Guru ingin mengetahui apakah seorang siswa
memenuhi dua syarat sekaligus: nilai minimal 75 dan kehadiran minimal 80%.

Masalah tersebut dapat diuraikan menjadi dua pertanyaan:

1. Apakah nilai siswa minimal 75?
2. Apakah kehadiran siswa minimal 80%?

Karena kedua syarat harus terpenuhi, digunakan AND. Setelah itu,
IF digunakan untuk menentukan hasil akhirnya.

=IF(AND(B2>=75,C2>=80%),"Memenuhi","Belum Memenuhi")

Dari contoh tersebut terlihat bahwa kemampuan Excel bukan hanya kemampuan mengingat nama fungsi.
Yang lebih penting adalah kemampuan menerjemahkan sebuah masalah menjadi langkah-langkah logis
yang kemudian dapat dituliskan dalam bentuk rumus.

8. Kesimpulan

Banyaknya fungsi yang tersedia di Excel tidak berarti semuanya harus dikuasai sejak awal.
Pendekatan Pareto membantu menentukan prioritas belajar. Beberapa rumus yang paling sering
digunakan sudah cukup untuk membangun dasar kemampuan pengolahan data.

Pada tingkat mudah, fokuslah pada SUM, AVERAGE, MIN,
MAX, COUNT, dan COUNTA. Setelah itu, lanjutkan ke
IF, AND, OR, COUNTIF, SUMIF,
dan AVERAGEIF. Untuk pengolahan data yang lebih kompleks, pelajari
VLOOKUP, HLOOKUP, XLOOKUP, dan IFERROR.

Pada akhirnya, tujuan belajar Excel bukanlah menghafal sebanyak mungkin rumus. Tujuannya adalah
mampu melihat sebuah persoalan, menentukan data yang diperlukan, memilih fungsi yang tepat,
kemudian menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan.

Dengan pola berpikir tersebut, Excel tidak lagi sekadar menjadi aplikasi untuk memasukkan angka,
tetapi menjadi alat untuk mengolah dan memahami data.